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Comment organiser une
VISIOCONFÉRENCE ?
Déjà présente dans les grands groupes et entreprises multinationales, la visioconférence s’est largement démocratisée en l’espace de quelques mois face à l’émergence du télétravail comme nouvelle norme professionnelle. Le recours à ce système de communication s’explique de plusieurs manières. Il s’agit d’un service de collaboration moderne et innovant qui permet aux utilisateurs de travailler en équipe à distance en temps réel, par le biais d’un canal audio et vidéo. Au-delà d’être un service de communication classique, il s’agit d’un réel outil professionnel via lequel vous pouvez illustrer vos propos à l’aide de contenus divers, ceci afin de dynamiser vos échanges.
La réussite d’une visioconférence ne dépend pas uniquement du matériel que vous utilisez. Pour que vos réunions soient des succès, vous devez procéder à une large préparation en amont de ces dernières, en prenant en compte un certain nombre de critères techniques et organisationnels. Cette préparation est nécessaire, peu importe le support que vous utiliserez pour participer à cette réunion (ordinateur, écran de présentation, tablette, mobile,…). De même, la planification s’impose à tous les logiciels de visioconférence actuellement présents sur le marché, de Skype à Zoom en passant par Microsoft Teams ou encore Google Meet.
Comment organiser efficacement des réunions à distance ? Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la planification de conférences virtuelles ? Vous retrouverez, dans ce guide, tous nos conseils pratiques pour que votre visioconférence se déroule dans les meilleures conditions possible.
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sur le plan
technique
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CHOISISSEZ LE BON MATÉRIEL
La première étape pour réaliser une visioconférence efficace et productive, c’est l’acquisition d’outils de collaboration adaptés à vos besoins et de bonne qualité. Pour mener à bien une conférence web en toute sécurité, vous aurez notamment besoin de :
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Une webcam pour une utilisation en télétravail ou une caméra pour un usage en salle de réunion, afin de voir clairement vos interlocuteurs et de profiter de la communication non-verbale d’une conversation.
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Un casque, à privilégier lors des réunions individuelles, pour bénéficier d’une meilleure immersion sonore et pour éviter tout dérangement extérieur.
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Un speakerphone, idéal dans les salles de réunion afin de diffuser et de capter l’audio à 360°, pour que les paroles de tous les participants soient intelligibles.
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Un logiciel de collaboration (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype,…), indispensable pour une collaboration efficace. Pour une utilisation professionnelle, privilégiez une application complète autorisant le partage de documents, et, pour une utilisation fréquente de la visioconférence, tournez vous vers un abonnement plutôt que vers la version gratuite d’un logiciel, qui ne donne pas accès à toutes les fonctionnalités de ce dernier.
N.B : Pour des réunions de plus de 10 personnes, plusieurs options s’offrent à vous. Vous avez la possibilité de vous tourner vers l’acquisition d’équipements seuls si vous êtes déjà partiellement équipés, ou de procéder à l’achat de solutions tout-en-un, intégrant tous les éléments nécessaires à la réalisation d’une visioconférence regroupant davantage de participants.
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VÉRIFIER QUE VOTRE ÉQUIPEMENT FONCTIONNE
Afin d’éviter tout problème technique au moment de démarrer votre réunion et de retarder le début de cette dernière, il est nécessaire de vérifier l’état de votre matériel de conférence. Pour cela, il faut tout d’abord vous assurer que tous les équipements de votre salle sont bien branchés électriquement, et qu’ils sont bien reliés entre eux. Il convient également de vérifier que votre ordinateur fonctionne bien et que ce dernier est bien chargé afin que vous ne tombiez pas en panne de batterie au beau milieu de vos visioconférences. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez faire un test individuellement afin de contrôler le cadrage de votre support vidéo, ou encore de tester la qualité audio de votre micro. Cette vérification vous permet d’anticiper les éventuels problèmes auxquels vous pourrez être confrontés, et de prendre les mesures nécessaires afin que votre réunion se déroule sans accroc technique.
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CONTRÔLER LA QUALITÉ DE VOTRE CONNEXION
Système de communication innovant et performant, la visioconférence consomme beaucoup de bande passante pour diffuser des images et un son d’une qualité exceptionnelle. Que vous soyez en télétravail ou dans une salle de réunion, disposer d’une connexion internet stable est indispensable afin de ne pas transmettre des images troubles et un son saccadé. Il existe plusieurs astuces afin d’améliorer la qualité de votre connexion internet, et d’assurer par conséquent le succès de votre visioconférence :
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La première possibilité pour augmenter le débit de votre ligne internet, c’est de vous rapprocher au maximum de votre routeur réseau. En télétravail, installez vous dans la même pièce que votre routeur. Dans une salle de réunion de votre entreprise, le problème ne devrait pas se poser puisque le matériel installé est, en principe, adapté à l’infrastructure réseau de votre établissement.
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Pour améliorer votre bande passante, vous pouvez, dans la mesure du possible, fermer toutes les applications fonctionnant grâce à une connexion internet.
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La troisième option, si vous êtes en télétravail, c’est de désactiver la connexion wifi sur tous vos appareils électroniques afin d’empêcher les mises à jour et les téléchargements, et de consacrer votre bande passante exclusivement à la visioconférence.
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Sur le plan
organisationnel
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SÉLECTIONNEZ LES PARTICIPANTS
En tant qu’organisateur d’une conférence, la première étape dans la programmation d’une réunion, c’est de définir quelles seront les personnes qui prendront part à cet évènement. Dans un souci d’efficacité et de productivité, il est recommandé de ne pas inviter plus de 10 personnes à une réunion. Au-delà de ce quota, les chances que votre conférence se transforme en cacophonie et que les participants décrochent des axes de discussion sont nettement plus importantes.
Pour établir une liste de participants, vous devez tout d’abord déterminer quel sera l’objet de votre réunion. Dès lors que vous avez défini le thème de la réunion, vous pouvez vous pencher sur les personnes à inclure dans cette visioconférence. Il s’agira de choisir les personnes directement concernées par le sujet de conversation déterminé, ceci afin de garantir une meilleure efficacité lors de la réunion, mais également d’améliorer la motivation et la concentration des participants, qui se sentiront concernés par la conversation et auront donc tendance à s’investir davantage dans la réunion.
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ENVOYEZ LES INVITATIONS
Une fois que vous avez défini quelles sont les personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion, vous devez faire parvenir une invitation à ces derniers. Il est recommandé de prévenir les participants à une réunion plusieurs semaines en avance, ceci afin que tout le monde ait le temps de communiquer une réponse sur sa présence lors de l’évènement. Ceci vous permet d’anticiper les éventuelles indisponibilités des participants et de définir une nouvelle date et une nouvelle heure qui conviennent à tous vos collaborateurs.
Vous pouvez transmettre une invitation via votre boîte mail, ou directement via le logiciel de visioconférence que vous utilisez, en générant un lien pour la réunion. Vous pouvez également joindre à cette invitation des précisions concernant la réunion à venir, ou même des documents afin que les participants aient le temps de préparer les sujets sur lesquels vous allez échanger. Une fois que vous êtes tous en possession du lien pour la réunion, vous pouvez rejoindre cette dernière très facilement. Cliquez sur le lien de la visioconférence le jour J pour démarrer votre session de travail en équipe.
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RÉSERVEZ LA SALLE DE RÉUNION
Lorsque vous effectuez vos visioconférences au sein des salles de réunion de votre entreprise, il est indispensable de réserver celle dans laquelle vous souhaitez vous installer. Réserver votre salle vous offre une certaine sérénité puisque vous savez exactement où vous devez vous installer le jour de votre réunion, et vous évitez ainsi tout désagrément lié à une indisponibilité d’espace. Si vous ne réservez pas votre espace de travail, vous prenez des risques puisque vous n’êtes pas certains qu’une salle sera disponible le jour où vous souhaitez faire une visioconférence. Dans ce cas, vous devrez gérer le stress de dernière minute afin de trouver une solution de repli pour réaliser votre conférence web.
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DÉFINISSEZ L'OBJET DE LA RÉUNION
Pour que vos échanges ne dérivent pas et que votre conférence web ne dure pas des heures, il est primordial d’établir un ordre du jour et de le transmettre en amont à tous les participants. En définissant en amont les sujets qui doivent être traités, vous allez directement à l’essentiel et vous parvenez à des conclusions concrètes dans un temps imparti. De plus, désigner des axes de discussion donne une ligne de conduite à votre réunion, et évite ainsi aux participants de trop s’éloigner du sujet principal. Enfin, la définition d’un temps imparti vous assure que les participants seront focalisés et concentrés sur la réunion pendant toute la durée de cette dernière, et évite des pertes de concentration et de motivation de la part de vos collaborateurs lors d’une réunion qui dure des heures.
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PRÉPAREZ LES DOCUMENTS À PARTAGER
La dernière étape dans la préparation de votre visioconférence, c’est de déterminer les contenus que vous souhaitez partager avec vos interlocuteurs. Qu’il s’agisse de graphiques, de tableaux ou de contenus multimédias, tous les supports que vous souhaitez utiliser pour illustrer vos propos doivent être définis en amont afin de ne pas perdre du temps inutilement lors d’une visioconférence. Préparer les documents que vous souhaitez diffuser au cours d’une vidéo conférence vous permet de fluidifier les échanges entre les participants et d’éviter des « blancs » au cours desquels les participants se regardent droit dans les yeux sans savoir ce qu’ils doivent dire ou faire.
N’oubliez pas… « Vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression ». Mettez toutes les chances de votre côté en adoptant une tenue vestimentaire adaptée, même lors d’une visioconférence. Vous transmettrez ainsi une image beaucoup plus professionnelle, et vous augmenterez considérablement vos chances de réussir vos visioconférences.