Choisir les bons équipements acte 5 : La gestion et la réservation de salle

Fatigués de gérer et réserver manuellement vos salles de réunion ? Passez aux tablettes digitales !

Gain de productivité et optimisation de l’espace, il n’y a pas à dire : ces solutions tactiles aux multiples services vous facilitent grandement le quotidien. Comment ? Grâce à la synchronisation automatique des informations.

D’un seul coup d’œil, vous savez si votre salle est occupée : vous éliminez ainsi les incertitudes liées à la planification, au lancement et au déroulement des réunions (et vous évitez, au passage, l’embarras de débarquer au beau milieu d’une réunion)…

RÉSERVER UN ESPACE

« Dans quelle salle on se met ? » Cette phrase, on l’entend presque tous les jours en entreprise ! Pour éviter de courir partout à quelques minutes du début de votre réunion, équipez-vous d’un système de réservation de salle. Ce petit écran électronique affiche, en temps réel, l’état d’occupation de vos bureaux ou salles de réunion.

À première vue, on peut le prendre pour la version numérique de l’antique affichage papier sur la porte de réunion. Cependant, avec son écran tactile et un accès réseau, il devient un terminal interactif : vous modifiez les données affichées ou programmez une réunion à la volée sans retourner à votre bureau !

Plus qu’un simple écran à l’entrée de chaque salle, cette solution intègre un système de messagerie et d’agenda (Outlook, Microsoft Exchange, Notes etc.) grâce auquel tous les collaborateurs coordonnent leurs activités.

En bref, grâce au système digital de réservation de salle, vous luttez contre les réunions fantômes, et vous évitez surtout que 2 réunions soient organisées en même temps !

GÉRER VOTRE SALLE DE RÉUNION

Pour faire court, le contrôleur tactile, c’est l’outil qui vous permet de prendre le contrôle sur vos réunions et espaces collaboratifs ! Bien plus qu’un simple élément de décoration, cette tablette, une fois placée à l’intérieur de la salle, vous offre une multitude de possibilités :

Lancer ou rejoindre une réunion,
Ajouter des participants,
Ajuster les paramètres audio et vidéo,
Partager du contenu ou dupliquer un écran (via le logiciel visio utilisé),
Enregistrer un échange,
Ou créer une autre réunion

Pour ce qui est de la connexion, la famille des contrôleurs tactiles est divisée en 2 :

Les « old school » : ils utilisent un câble USB pour la connexion informatique/vidéo, un câble HDMI pour le partage de contenu, et un module d’alimentation séparé.
Les modèles nouvelle génération : ceux-là misent tout sur l’Ethernet : ils utilisent un seul câble pour la connexion réseau, l’alimentation et l’association aux réunions.

Bon à savoir : Les modèles nouvelle génération ont une double casquette ! Ils peuvent être utilisés à l'intérieur de la salle (pour le contrôle) comme à l'extérieur (pour la réservation).